Rastreabilidade passo a passo: como fazer no campo e no packing

Se você vai começar uma certificação e nunca ouviu falar em rastreabilidade, este artigo é para você. Não é teoria. É a mesma sequência que a gente usa com os clientes novos da DocAgro, na ordem em que as coisas precisam acontecer.

O guia tem duas partes. A Parte 1 vale para todo mundo que produz no campo. A Parte 2 é para quem, além do campo, tem packing house (lava, seleciona, embala ou armazena fruta, legume ou verdura).

Se você quer entender antes por que a rastreabilidade virou obrigação legal e base de qualquer certificação, leia primeiro o artigo sobre rastreabilidade no hortifruti. Aqui a gente vai direto ao como fazer.

Rastreabilidade em uma frase

Rastreabilidade é conseguir responder, para qualquer caixa que saiu da sua propriedade: de qual talhão ela veio, quando foi colhida, o que foi aplicado naquela área e para quem ela foi vendida.

O GLOBALG.A.P. resume isso numa regra simples: um passo para trás e um passo para frente. Para trás, você precisa chegar ao talhão (ou ao fornecedor, se comprou produto de terceiros). Para frente, você precisa chegar ao seu cliente direto. Você não precisa saber em qual supermercado a fruta foi parar. Isso é responsabilidade do próximo elo.

A lei brasileira pede a mesma lógica. A Instrução Normativa Conjunta ANVISA/MAPA nº 02/2018 vale para todos os elos da cadeia, do produtor ao varejo, e exige registrar nome do produto, variedade, quantidade, identificação do lote, datas e os dados de quem vendeu e de quem comprou.

Parte 1: rastreabilidade no campo

Passo 1. Dê nome a cada área da propriedade

Tudo começa aqui. Se a área não tem nome, nenhum registro depois vai conseguir apontar para ela.

Faça um croqui ou mapa da propriedade e divida em talhões (ou quadras, glebas, estufas, como você chamar). Cada um recebe um número ou nome que nunca muda. Para cada talhão anote:

1. Número ou nome do talhão
2. Área
3. Cultura e variedade
4. Ano de plantio ou data de transplante

Regra de ouro: o nome que está no mapa é o mesmo que aparece no caderno de campo, na colheita e na etiqueta. Se no mapa é "Talhão 3" e na colheita a equipe escreve "quadra do fundo", a rastreabilidade quebrou.

Passo 2. Registre tudo o que acontece em cada talhão

Esse é o caderno de campo. Cada atividade é registrada com data e talhão. As mais importantes para a rastreabilidade são as aplicações de defensivos, porque é por elas que se comprova a carência e se investiga um resíduo:

1. Data da aplicação
2. Talhão
3. Produto comercial e dose
4. Motivo (praga ou doença)
5. Quem aplicou
6. Carência do produto e a data a partir da qual pode colher

Registre também adubação, irrigação e qualquer ocorrência fora do normal (granizo, enchente, praga fora de controle). Guarde as notas fiscais de compra dos insumos: elas são o "passo para trás" dos seus insumos.

O registro tem que ser feito no dia, por quem fez o serviço ou por alguém que acompanhou. Caderno preenchido de memória na semana da auditoria aparece: letra igual, caneta igual, nenhuma rasura. O auditor percebe.

Passo 3. Defina a regra do código de lote antes da primeira colheita

Lote é o grupo de produto que tem a mesma história: mesmo talhão, mesma data de colheita. É o código do lote que "carrega" toda essa história até o cliente.

Não existe formato obrigatório. O que importa é que a regra seja simples, sempre igual e fácil de a equipe aplicar. Um exemplo que funciona bem:

T03-250926

Lendo: talhão 3, colhido em 25/09/2026. Se no mesmo dia houver duas colheitas no mesmo talhão, acrescente uma letra (T03-250926A, T03-250926B).

Escreva essa regra num papel, explique para a equipe e deixe afixada no galpão. Ela vai fazer parte do seu procedimento de rastreabilidade.

Passo 4. Na colheita, identifique e registre

No dia da colheita, cada carga precisa sair do talhão já identificada com o código do lote: etiqueta na caixa, placa no bin ou anotação na ficha que acompanha a carga. E alguém registra:

1. Data da colheita
2. Talhão
3. Código do lote
4. Quantidade colhida (caixas, bins ou quilos)
5. Equipe ou responsável pela colheita
6. Para onde a carga foi (packing próprio, comprador, câmara fria)

Antes de colher, confira no caderno de campo se a carência de todas as aplicações daquele talhão já venceu. Esse é o momento em que a rastreabilidade protege você de verdade.

Passo 5. Na venda, o lote vai no documento

Toda saída de produto tem que ter registro de: data, produto, quantidade, código do lote e dados do comprador. Na prática, isso fica na nota fiscal e no romaneio de carga. Se a nota não tiver campo para o lote, coloque no campo de observações ou no romaneio que acompanha a nota.

Depois de certificado no GLOBALG.A.P., a nota fiscal e o romaneio do produto certificado também precisam trazer o seu GGN (o número GLOBALG.A.P. do produtor) e a indicação de que o produto é certificado. Uma frase como "Manga Palmer certificada GLOBALG.A.P." já atende. Atenção: o logotipo do GLOBALG.A.P. nunca vai no produto, na embalagem de consumo ou no ponto de venda.

Passo 6. Se você compra produto de terceiros, rastreie também

Muito produtor completa a carga com fruta do vizinho. Pode, mas tem que estar registrado: fornecedor, produto, quantidade, data, se é certificado ou não (com cópia do certificado, quando for) e o código de lote que veio com ele. Produto certificado e não certificado não podem se misturar, nem no registro nem no físico.

Passo 7. Feche o balanço de massa

Balanço de massa é a conta que prova que os números batem:

o que você colheu + o que comprou = o que vendeu + o que descartou + o que ainda está em estoque

Faça essa conta por produto, separando certificado e não certificado, pelo menos uma vez por ano. Uma diferença pequena por perda de peso ou quebra é normal. Uma diferença grande significa que tem produto entrando ou saindo sem registro, e o auditor vai perguntar.

Passo 8. Teste o sistema: o simulado de recall

Uma vez por ano, faça de conta que houve um problema. Escolha um lote que já foi vendido e tente responder, só com os seus registros:

1. De qual talhão ele veio e quando foi colhido?
2. O que foi aplicado naquele talhão e a carência foi respeitada?
3. Quanto foi colhido, para quem foi vendido e em qual nota?
4. Se precisasse recolher, você tem o telefone e o e-mail desse cliente atualizados?

Anote o lote escolhido, a data, quanto tempo levou e o que encontrou. Se travou em algum ponto, corrija e registre a correção. Esse registro é evidência obrigatória na auditoria GLOBALG.A.P., junto com um procedimento escrito de recolhimento que diga quem decide, como avisar o cliente e quando avisar as autoridades e a certificadora. No simulado não é preciso ligar de verdade para o cliente.

Passo 9. Guarde os registros

A lei pede que os registros fiquem disponíveis por 18 meses depois da validade ou da expedição do produto. O GLOBALG.A.P. pede no mínimo 2 anos. Guarde por pelo menos 2 anos, ou mais se o seu comprador pedir. Se o registro é digital, faça cópia de segurança.

Parte 2: rastreabilidade no packing

Quem tem packing house faz tudo da Parte 1 e soma mais uma etapa ao caminho: o produto chega do campo como lote de campo e sai embalado como lote de packing. O desafio é não perder o elo entre os dois.

Passo 1. Registre cada recebimento

Toda carga que entra no packing é registrada antes de qualquer outra coisa:

1. Data e hora de chegada
2. Código do lote de campo
3. Origem (talhão próprio ou fornecedor)
4. Produto e variedade
5. Quantidade recebida
6. Status: certificado ou não certificado

Carga sem identificação de lote não entra na linha. Ela fica separada até alguém descobrir de onde veio.

Passo 2. Separe certificado de não certificado

Se o packing recebe produto certificado e não certificado, eles precisam ficar separados e identificados o tempo todo: áreas diferentes no recebimento e na câmara, ou horários diferentes na linha, com limpeza entre um e outro. Placa, etiqueta de cor, o que for, desde que qualquer pessoa olhe e saiba o que é cada coisa.

Passo 3. Ligue o lote de packing ao lote de campo

Cada lote que sai embalado recebe o seu próprio código. Exemplo: P-250926-01 (packing, 25/09/2026, primeiro lote do dia). O que não pode faltar é o registro dizendo quais lotes de campo entraram em cada lote de packing.

O jeito mais seguro é processar um lote de campo por vez. Se for preciso juntar lotes de campo no mesmo lote de packing, registre todos. Nesse caso, se houver problema com um deles, você vai ter que recolher o lote de packing inteiro. Quanto menos mistura, menor o prejuízo num recall.

Passo 4. Etiquete cada caixa

A caixa que sai do packing leva, no mínimo, o produto e o código do lote de packing. Se o produto é certificado e sai em embalagem final para o consumidor, e a sua empresa também trabalha com produto não certificado, a embalagem precisa trazer o GGN. O GGN nunca vai em produto de origem não certificada. E, de novo, nada de logotipo GLOBALG.A.P. na caixa de consumo.

Passo 5. Registre refugo e descarte

Fruta que foi para o refugo, para a indústria ou para o lixo também entra na conta. Registre quantidade e destino por lote. Sem isso, o balanço de massa do packing nunca fecha.

Passo 6. Confira antes de embarcar

Antes de a carga sair, alguém confere se o que está sendo embarcado corresponde ao pedido e ao status de certificação: produto certificado vendido como certificado, não certificado como não certificado. Essa conferência precisa ficar registrada.

Passo 7. Expedição com lote e GGN

Assim como no campo, a nota fiscal e o romaneio levam os lotes de packing, as quantidades, o cliente e, para produto certificado, o GGN e a indicação de certificado.

Passo 8. Balanço de massa e simulado no packing

O balanço de massa do packing é: o que recebeu = o que expediu + refugo e descarte + estoque. E o simulado de recall aqui tem um passo a mais: você parte de um lote de packing, chega aos lotes de campo que o formaram e, deles, aos talhões e às aplicações. Se conseguir fazer esse caminho de ida e volta só com os registros, o sistema está funcionando.

Os erros que mais vemos nos clientes novos

1. Talhão com nome diferente em cada registro.
2. Código de lote criado na véspera da auditoria, sem ligação com a colheita real.
3. Caderno de campo preenchido de memória.
4. Nota fiscal sem lote nem GGN.
5. Refugo que ninguém anota, e o balanço de massa que não fecha.
6. Simulado de recall nunca feito, ou feito sem registro.

Nenhum desses erros é problema de campo. São todos problemas de registro. E todos se resolvem com rotina.

Papel, planilha ou sistema?

Dá para fazer tudo isso no papel ou em planilha, e muitos produtores começam assim. Funciona se a disciplina for diária. O problema aparece com o volume: mais talhões, mais lotes e mais clientes tornam o papel lento na hora do simulado e frágil na hora da auditoria.

Quando esse momento chega, vale digitalizar. A PariPassu, parceira da DocAgro, tem o Caderno de Campo digital e o Rastreador, que registram aplicações, colheita e movimentação do lote pelo celular e montam o caminho do lote sem ninguém precisar procurar papel. O método é o mesmo deste guia. A ferramenta só deixa mais rápido e mais difícil de errar.

Por onde começar

A rastreabilidade é o primeiro sistema que a gente monta com qualquer cliente que vai certificar, e o GLOBALG.A.P. é normalmente a porta de entrada: quem estrutura a rastreabilidade para ele já tem a base pronta para os outros protocolos. Se você ainda está decidindo qual certificação buscar, veja a diferença entre GLOBALG.A.P., Rainforest Alliance e GRASP e quanto custa certificar a sua produção. Quem vai exportar encontra o caminho completo nos guias de exportação de manga e de abacate Hass.

A DocAgro acompanha o produtor mês a mês, com documentos prontos para usar e reuniões semanais, e já soma mais de 50 fazendas certificadas. Se você quer montar a rastreabilidade da sua propriedade do jeito certo desde o primeiro lote, fale com a gente: samuel@docagro.com.br · (16) 99739-4156.